Yıl sonunda stok sayımı yapılır, cari hesaplar gözden geçirilir ve yeni dönemin planları hazırlanır. Bu çalışmalar sırasında yıl boyunca ertelenen sorunlar da görünür hâle gelir: Depodaki ürün miktarıyla programdaki kayıt uyuşmaz, müşteri bakiyesini açıklamak için farklı dosyalar açılır, yönetime sunulacak rapor günlerce hazırlanır.

Yeni döneme hazırlanırken bu aksaklıkların nedenlerini incelemek, işletmenin önündeki önemli fırsatlardan biridir. Çünkü aynı kayıt düzeni ve iş akışı devam ederse takvim değişse de sorunlar devam eder.

Ekim, Kasım ve Aralık ayları; mevcut muhasebe ve ERP altyapısını değerlendirmek, gerekli iyileştirmeleri belirlemek ve gerekiyorsa yeni sisteme geçişi planlamak için kullanılabilir. Başlangıç noktası ise işletmenin günlük işlerinde zorlandığı alanları somutlaştırmaktır.

Yıl sonu neden ERP değerlendirmesi için anlamlı bir dönemdir?

Normal hesap dönemini kullanan işletmelerde mali yıl takvim yılıyla örtüşür. Özel hesap dönemi uygulanan işletmelerde tarihler farklı olabilir. Bu çerçeve, yeni dönem için veri ve raporlama düzeninin gözden geçirilmesine doğal bir başlangıç noktası sunar.

Ancak muhasebe döneminin kapanışı, ERP’de yapılacak devir işlemleri ve e-Defter yükümlülükleri birbirinden ayrılmalıdır. İşletmenin mali müşaviriyle yazılım ekibinin sorumlulukları ve takvimi birlikte netleştirmesi gerekir.

ERP değerlendirmesinde temel soru şudur: Mevcut sistemimiz, yeni dönemde işimizi doğru ve zamanında yönetmemize yeterli olacak mı?

Bu soruya cevap vermek için aşağıdaki yedi alanı inceleyebilirsiniz.

1. Stok miktarını öğrenmek için depoyu arıyor musunuz?

Programda görünen stok bilgisine güvenilmediğinde satış ekibi depoyu arar. Depo kontrol eder, satış müşteriye geri döner. Aynı işlem gün içinde tekrarlandıkça basit bir bilgi talebi iş yüküne dönüşür.

Önce farkın kaynağını araştırın. Ürünler farklı kodlarla mı açılıyor? Koli ve adet birimleri karışıyor mu? Sevkiyat yapıldığı hâlde kayıt daha sonra mı giriliyor? İadeler doğru depoya mı işleniyor?

Kontrol için sık işlem gören birkaç ürün seçin. Fiziksel miktarı, sistem kaydını ve bekleyen siparişleri birlikte inceleyin. Bulduğunuz farkları nedenleriyle kaydedin. Bu çalışma, ihtiyaç duyulan çözümün veri temizliği, eğitim, iş akışı değişikliği veya yeni bir yazılım özelliği olup olmadığını gösterir.

2. Cari bakiyeyi biliyor, hangi işlemlerden oluştuğunu göremiyor musunuz?

Bir müşterinin toplam borcunu görmek, tahsilatı planlamak için tek başına yeterli olmayabilir. Hangi faturaların açık olduğu, vadeleri, kısmi ödemeler ve mahsuplaşmalar da izlenebilmelidir.

Örneğin müşteriden gelen ödeme kaydedilmiş ancak ilgili faturayla ilişkilendirilmemişse, toplam bakiye doğru görünürken vade raporu yanıltıcı olabilir.

Yıl sonu öncesinde seçili müşteri ve tedarikçi hesaplarını işlem ayrıntılarıyla kontrol edin. Açıklanamayan farkların yeni dönemin açılışına taşınmasını önlemek için düzeltme sorumlularını belirleyin.

3. Aynı bilgi farklı çalışanlar tarafından tekrar mı giriliyor?

Satış ekibinin hazırladığı siparişin depoya mesajla gönderilmesi, ardından muhasebe tarafından yeniden yazılması hata ihtimalini artırır. Ürün, miktar veya teslimat adresindeki değişiklik her ekrana aynı anda ulaşmayabilir.

Bir siparişin alınmasından tahsil edilmesine kadar geçen yolu çıkarın. Bilginin tekrar yazıldığı her noktayı işaretleyin.

Ardından şu soruyu sorun: Bu bilgi ilk kaydedildiğinde hangi ekipler kullanabilmeli? ERP projesinin kapsamını belirlerken bu cevap, ihtiyaç duyulan modülleri ve bağlantıları somutlaştırır.

4. Yönetim raporları kişisel Excel dosyalarına mı bağlı?

Excel belirli analizlerde yararlı olabilir. Fakat işletmenin temel raporları yalnızca bir çalışanın hazırladığı dosyada oluşuyorsa, raporlama o kişinin zamanına ve yöntemine bağımlı kalır.

Örneğin satış raporu hazırlanırken iadeler başka dosyadan düşülüyor, maliyetler ayrıca ekleniyor ve şubeler elle birleştiriliyorsa, raporun hangi tarihteki durumu gösterdiği belirsizleşebilir.

Yeni dönem öncesinde düzenli kullanılan üç raporu seçin. Her biri için veri kaynağını, hazırlama süresini ve kontrol yöntemini yazın. Böylece ERP değerlendirmesinde “gelişmiş raporlama istiyoruz” yerine, hangi çıktıya ne zaman ihtiyaç duyduğunuzu anlatabilirsiniz.

5. Sistemin kullanımı birkaç kişinin bilgisine mi bağlı?

Bir çalışanın izinli olduğu gün sevkiyat, faturalama veya tahsilat takibi aksıyorsa, kullanıcı eğitimi ve görev dağılımı gözden geçirilmelidir.

Her departman için günlük işlemleri listeleyin. İşlemi yapan kişi, gerektiğinde devralacak kişi ve kullanılacak yetkiler belli olsun.

Eğitimi de bu görevler üzerinden planlayın. Kullanıcının kendi işiyle ilgili bir siparişi tamamlaması veya yanlış kaydı doğru yöntemle düzeltmesi, menüleri tanımasından daha anlamlı bir hazırlık göstergesidir.

6. Yeni sisteme hangi kayıtların taşınacağı belli mi?

Program değişikliği gündeme geldiğinde “bütün veriler taşınacak” ifadesi ayrıntılandırılmalıdır. Cari ve stok kartları, açılış bakiyeleri, açık siparişler ve geçmiş hareketler farklı aktarım ihtiyaçları doğurur.

Örneğin Aralık ayında alınmış fakat Ocak ayında teslim edilecek bir siparişin yeni sistemde nasıl takip edileceği önceden belirlenmelidir. Aynı şekilde geçmiş dönem belgelerine erişim yöntemi de planlanmalıdır.

Eski kayıtların saklanmasıyla yeni ERP’de aktif olarak kullanılacak verilerin kapsamını ayrı değerlendirin. Taşınmayacak kayıtları silmek yerine, erişim ve arşiv düzenini ilgili yükümlülüklerle birlikte ele alın.

7. Geçiş tarihini belirlediniz; hazır olduğunuzu nasıl anlayacaksınız?

“1 Ocak’ta başlayacağız” bir hedef tarihtir. Geçiş kararı için ayrıca kabul ölçütleri gerekir.

Örnek olarak seçilen cari bakiyelerin doğrulanması, stokların depo bazında kontrol edilmesi ve temel iş akışlarının kullanıcılar tarafından tamamlanması değerlendirilebilir. Entegrasyonların ve hata durumlarının da denenmesi gerekir.

Canlı kullanıma geçmeden önce kullanıcı eğitimleri tamamlanmalı, geçiş günündeki görev dağılımı belirlenmeli ve ilk işlemlerde karşılaşılabilecek sorunlar için destek planı hazırlanmalıdır.

Hazırlık tamamlanmadığında kapsam veya tarih yeniden değerlendirilmelidir. Çok şubeli, üretim içeren ya da kapsamlı entegrasyon gerektiren projelerde daha uzun bir takvim gerekebilir.

Ekim–Aralık dönemini nasıl planlayabilirsiniz?

Aşağıdaki tablo bir hazırlık çerçevesidir; her projenin üç ayda tamamlanacağı anlamına gelmez.

Yeni bir ERP’ye geçiş düşünülüyorsa ayrıntılı aşamaları DİA ERP’ye geçiş rehberimizden inceleyebilirsiniz.

Sofia Bilişim ile yeni dönem ihtiyaçlarınızı netleştirin

Sofia Bilişim olarak DİA ERP yetkili çözüm ortağı kimliğimizle ihtiyaç analizi, modül planlama, kurulum, veri aktarımı, kullanıcı eğitimi ve kullanım sonrası destek hizmetleri sunuyoruz.

Görüşmeye hazırlanmak için mevcut programınızda sizi en fazla zorlayan üç işlemi belirleyebilirsiniz. Stok doğruluğu, cari takip, raporlama veya departmanlar arası bilgi akışı gibi somut örnekler, işletmenize uygun yapıyı değerlendirmemizi kolaylaştırır.

Yeni döneme hazırlık için ilk adımı atın: Sofia Bilişim’den işletmenize özel DİA ERP demosu talep edin.