ERP Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli? 7 Kritik Kriter

İşletmeler büyüdükçe satış, stok, satın alma, finans, muhasebe ve diğer operasyonel süreçleri ayrı sistemler üzerinden yönetmek giderek zorlaşabilir. Verilerin farklı yerlerde tutulması, tekrar eden veri girişleri, raporlama güçlükleri ve departmanlar arasındaki iletişim sorunları da zamanla işletmenin verimliliğini olumsuz etkileyebilir.

Bu noktada ERP programları, işletmenin farklı iş süreçlerini ortak bir sistem üzerinde bir araya getirerek daha kontrollü ve bütünleşik bir yönetim yapısı oluşturmasına yardımcı olur.

Ancak piyasada çok sayıda ERP çözümü bulunması, işletmeler için başka bir soruyu beraberinde getirir:

Doğru ERP programı nasıl seçilir?

ERP seçerken yalnızca programın özelliklerine veya fiyatına bakmak yeterli değildir. İşletmenin bugünkü ihtiyaçlarının yanı sıra gelecekteki büyüme hedefleri, entegrasyon beklentileri, teknik destek ihtiyacı ve yazılımın kullanılabilirliği de değerlendirilmelidir.

İşte işletmeniz için ERP programı seçerken dikkat etmeniz gereken 7 kritik kriter.

1. Önce İşletmenizin İhtiyaçlarını Belirleyin

ERP seçimindeki en önemli adım, doğrudan yazılım araştırmaya başlamak değil, öncelikle işletmenin mevcut süreçlerini analiz etmektir.

Şu sorulara cevap vermek iyi bir başlangıç olabilir:

• Hangi iş süreçlerinde zaman kaybediyoruz?
• Hangi işlemler hâlâ Excel veya manuel yöntemlerle yürütülüyor?
• Aynı veri birden fazla kez mi giriliyor?
• Stoklarımızı anlık olarak takip edebiliyor muyuz?
• Satış ve satın alma süreçlerini tek noktadan görebiliyor muyuz?
• Finansal raporlara hızlı şekilde ulaşabiliyor muyuz?
• Şubeler veya departmanlar arasında veri paylaşımında sorun yaşanıyor mu?
• Mevcut yazılımımız büyüyen operasyonlarımızı karşılayabiliyor mu?

ERP yazılımı, işletmenin gerçek ihtiyaçları ortaya çıkarılmadan seçildiğinde gereksiz modüller satın alınabilir veya ihtiyaç duyulan fonksiyonlar eksik kalabilir.

Bu nedenle doğru ERP seçiminin ilk adımı ihtiyaç analizidir.

Özellikle İstanbul ve Marmara Bölgesi gibi ticaretin, üretimin ve lojistiğin yoğun olduğu bölgelerde faaliyet gösteren işletmeler için operasyonların yapısı oldukça farklı olabilir. Üretim yapan bir işletmenin ERP ihtiyacı ile hizmet veya perakende sektöründe faaliyet gösteren bir işletmenin ihtiyaçları aynı değildir.

Bu nedenle ERP çözümünün işletmeye göre değerlendirilmesi önemlidir.

2. ERP’nin İş Süreçlerinizi Ne Kadar Kapsadığını İnceleyin

ERP sistemlerinin temel amacı işletmedeki farklı süreçleri mümkün olduğunca bütünleşik şekilde yönetebilmektir.

ERP programını değerlendirirken ihtiyaç duyduğunuz modüllerin sistem içerisinde bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Örneğin işletmenizin ihtiyacına göre şu alanlar önemli olabilir:

• Cari hesap yönetimi
• Finans yönetimi
• Ön muhasebe
• Stok ve depo yönetimi
• Satış yönetimi
• Satın alma yönetimi
• Sipariş yönetimi
• Üretim yönetimi
• CRM
• İnsan kaynakları
• E-Fatura ve e-Dönüşüm süreçleri
• Raporlama
• E-ticaret entegrasyonları
• Şube ve mağaza yönetimi

İşletmenizin bugün kullanmadığı bazı özelliklere gelecekte ihtiyaç duyabileceğini de göz önünde bulundurmak gerekir.

Bu nedenle yalnızca mevcut ihtiyaçlarınızı karşılayan değil, işletmeniz büyüdükçe sizinle birlikte ölçeklenebilecek bir ERP çözümü tercih edilmelidir.

3. Entegrasyon Yeteneğine Dikkat Edin

Günümüzde işletmeler yalnızca ERP programı kullanmıyor.

E-ticaret platformları, pazaryerleri, bankalar, kargo sistemleri, CRM yazılımları, ödeme sistemleri ve farklı iş uygulamaları işletmenin dijital ekosisteminin bir parçası hâline gelmiş durumda.

Bu nedenle ERP seçerken sorulması gereken önemli sorulardan biri şudur:

Güçlü entegrasyon yapısı sayesinde verilerin farklı sistemler arasında manuel olarak taşınması azaltılabilir.

Örneğin bir e-ticaret siparişinin ERP sistemine otomatik aktarılması; stok, sipariş, cari ve finans süreçlerinin daha düzenli ilerlemesine yardımcı olabilir.

Entegrasyon kabiliyeti özellikle e-ticaret yapan, birden fazla satış kanalına sahip olan veya farklı sistemlerle çalışan işletmeler açısından ERP seçiminde önemli bir kriterdir.

4. Bulut ERP ve Erişilebilirlik İmkânlarını Değerlendirin

ERP teknolojileri son yıllarda önemli ölçüde değişti. Geleneksel olarak işletmenin kendi sunucularına kurulan sistemlerin yanında günümüzde bulut tabanlı ERP çözümleri de yaygın olarak kullanılmaktadır.

Bulut ERP sistemleri, internet bağlantısının bulunduğu farklı lokasyonlardan sisteme erişim imkânı sağlayabilir.

Bu özellik özellikle;

• birden fazla şubesi bulunan,
• saha personeli olan,
• farklı şehirlerde operasyon yürüten,
• uzaktan çalışan ekipleri bulunan

işletmeler açısından önemli bir avantaj sağlayabilir.

İstanbul merkezli olup Kocaeli, Bursa, Tekirdağ, Sakarya veya Marmara Bölgesi’nin farklı noktalarında faaliyet gösteren işletmeler için merkezi bir sistem üzerinden verilere erişebilmek operasyon yönetimini kolaylaştırabilir.

ERP seçerken sistemin masaüstü kullanımının yanı sıra mobil erişim olanaklarını da değerlendirmek faydalıdır.

5. Veri Güvenliğini Göz Ardı Etmeyin

ERP sistemi içerisinde işletmenin en kritik verileri bulunabilir.

Müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, satış verileri, stok hareketleri, ürün bilgileri ve operasyonel veriler bunlardan yalnızca birkaçıdır.

Dolayısıyla ERP programının fonksiyonları kadar veri güvenliği de değerlendirilmelidir.

ERP sağlayıcınıza şu konularda sorular yöneltebilirsiniz:

• Veriler nasıl korunuyor?
• Kullanıcı yetkilendirmeleri yapılabiliyor mu?
• Yedekleme sistemi nasıl çalışıyor?
• Veriler hangi altyapıda tutuluyor?
• Olası bir sistem problemi durumunda veri kurtarma süreçleri nasıl yönetiliyor?
• Güvenlik konusunda hangi standartlar uygulanıyor?

ERP sistemi uzun yıllar kullanılabilecek önemli bir işletme altyapısıdır. Bu nedenle güvenlik konusu seçim sürecinin en başında değerlendirilmelidir.

6. Kullanım Kolaylığı ve Teknik Desteği Birlikte Değerlendirin

Bir ERP programı teknik olarak çok gelişmiş olabilir. Ancak çalışanlar sistemi kullanmakta zorlanıyorsa beklenen verim elde edilemeyebilir.

ERP seçiminde kullanıcı deneyimi bu nedenle önemli bir kriterdir.

Menülerin anlaşılır olması, günlük işlemlerin kolay gerçekleştirilebilmesi ve çalışanların sisteme hızlı adapte olabilmesi ERP projesinin başarısını doğrudan etkileyebilir.

Fakat iyi bir ERP çözümü yalnızca yazılımdan ibaret değildir.

Kurulum sonrasında ihtiyaç duyabileceğiniz;

• danışmanlık,
• eğitim,
• kurulum,
• uyarlama,
• veri aktarımı,
• teknik destek

hizmetlerinin nasıl sunulduğu da değerlendirilmelidir.

Özellikle ERP kullanımına yeni başlayan işletmelerde doğru iş ve çözüm ortağıyla çalışmak, yazılımdan alınacak verimin artırılmasına yardımcı olur.

Sofia Bilişim olarak DİA ERP Yetkili İş ve Çözüm Ortağı kimliğimizle İstanbul ve Marmara Bölgesi’ndeki işletmelerin ihtiyaçlarının analiz edilmesi, uygun çözümlerin belirlenmesi ve ERP kullanım süreçlerinde destek sağlanması konusunda hizmet sunuyoruz.

Çünkü başarılı bir ERP projesi yalnızca doğru yazılımı seçmekten değil, yazılımın işletmenin gerçek iş süreçlerine doğru şekilde uyarlanmasından geçer.

7. Sadece Fiyata Değil, Toplam Maliyete Bakın

ERP programı araştırırken işletmelerin ilk değerlendirdiği konulardan biri doğal olarak fiyat olmaktadır.

Ancak yalnızca ilk satın alma veya abonelik ücretine bakarak karar vermek yanıltıcı olabilir.

ERP’nin toplam maliyetini değerlendirirken şu kalemler de dikkate alınmalıdır:

• Lisans veya abonelik maliyeti
• Kullanıcı sayısı
• Kullanılacak modüller
• Kurulum hizmetleri
• Eğitim
• Veri aktarımı
• Entegrasyon ihtiyaçları
• Özelleştirmeler
• Teknik destek
• Gelecekte ihtiyaç duyulabilecek ek çözümler

En ucuz ERP programı her zaman en ekonomik ERP çözümü değildir.

İşletmenin süreçlerini hızlandıran, manuel işleri azaltan, hataların önüne geçilmesini sağlayan ve daha doğru kararlar alınmasına yardımcı olan bir sistem uzun vadede işletmeye daha yüksek değer sağlayabilir.

Bu nedenle ERP seçiminde fiyat yerine toplam sahip olma maliyeti ve sağlayacağı fayda birlikte değerlendirilmelidir.

ERP Programı Seçerken Demo Talep Edin

Karar vermeden önce değerlendirdiğiniz ERP programının demosunu görmek önemlidir.

Ancak demo sırasında yalnızca programın genel özelliklerine bakmayın.

Kendi işletmenizde sık gerçekleştirdiğiniz işlemleri sistem üzerinde görmeyi isteyin.

Örneğin:

veya

gibi gerçek senaryolar üzerinden yazılımı değerlendirin.

Böylece ERP’nin işletmenizin günlük operasyonlarına gerçekten uygun olup olmadığını daha kolay anlayabilirsiniz.

Doğru ERP, İşletmenin Geleceğine Yapılan Bir Yatırımdır

ERP seçimi yalnızca yeni bir program satın alma kararı değildir.

Aynı zamanda işletmenin satıştan finansa, stoktan satın almaya kadar birçok sürecinin gelecekte nasıl yönetileceğini belirleyen stratejik bir karardır.

Bu nedenle ERP programı seçerken;

bir bütün olarak değerlendirilmelidir.

İşletmenizin süreçlerine uygun ERP çözümünü belirlemek ve DİA ERP çözümleri hakkında bilgi almak için Sofia Bilişim ile iletişime geçebilirsiniz.